Tietosuojaseloste

TIETOSUOJASELOSTE

1. Yleistä

Kuvaamme tässä tietosuojaselosteessa, miten henkilötietoja käsitellään ja suojataan Properta Asianajotoimisto Oy:ssä kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön ja hyvän tietosuojakäytännön mukaisesti.

Käsittelemme henkilötietoja, kun saamme yhteydenoton toimeksiantoon liittyen tai kun henkilö osallistuu järjestämiimme tilaisuuksiin, markkinointikampanjoihin, kyselytutkimuksiin tai saamme yhteystiedot järjestön, sidosryhmän tai muun yhteistyön kautta.

Tietoja käsitellään palvelujemme toteuttamisessa ja kehittämisessä, markkinointi- ja asiakasviestinnässä sekä asiakaspalvelussa. Kohdennamme markkinointiamme ja viestintäämme tietojen perusteella mahdollisimman hyvin vastaanottajalle sopivaksi.

2. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Properta Asianajotoimisto Oy
Unioninkatu 7 B 17
00130 Helsinki
puh. 010 274 0190 (keskus)
mail@properta.fi

3. Käsiteltävät henkilötiedot

Käsittelemme jäljempänä kuvattujen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Käyttötarkoitus siis määrittää sen, minkälaisia tietoja missäkin tilanteessa keräämme. Lisäksi käsittelemämme tiedot voivat vaihdella sen perusteella, mitä palvelujamme käytetään ja miten niitä käytetään eli henkilöt voivat myös itse vaikuttaa siihen, mitä tietoja käsittelemme.

Voimme käsitellä mm. seuraavia tietoja:

Nimi ja yhteystiedot, kuten etu- ja sukunimi, osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Demografiatiedot, kuten henkilötunnus.

Asiakassuhdetiedot, kuten toimeksianto-, laskutus- ja maksutiedot, asiakaspalautteet ja yhteydenotot sekä peruutustiedot.

Kiinnostus- ja profilointitiedot, kuten henkilöltä itseltään saadut tiedot kiinnostuksen kohteista.

Markkinointikiellot.

Kuvatallenteet, kuten valokuvat järjestämistämme tilaisuuksista.

Työhakemukset ja niiden yhteydessä saadut muut tiedot.

Muut suostumuksen perusteella kerätyt tiedot.

Lisäksi voimme käsitellä seuraavia tietoja: nimi, titteli / ammatti, ikä/syntymäaika, yhteystiedot sekä muut vastaavat tunnistetiedot kuten kiinnostuksen kohde esimerkiksi asiakassuhteen päätyttyä tai kun olemme saaneet tiedot järjestön, sidosryhmän tai muun yhteistyön kautta.

4. Tietolähteet

Pääasiallisesti henkilötiedot kerätään suoraan henkilöltä itseltään tai toimeksiantoon liittyvältä kolmannelta osapuolelta, kun valmistelemme tai hoidamme toimeksiantoa. Tietoja kerätään toimeksiannon valmistelun ja hoitamisen, tilaisuuksiin ilmoittautumisen ja osallistumisen tai palautteen/yhteydenoton yhteydessä tai myöhemmin asiakkuuden tai yhteistyösuhteen aikana.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lisäksi yhteistyökumppaniemme rekistereistä, yritysten verkkopalveluista ja applikaatioista sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä käsittelyn oikeusperuste

Käsittelemme asiakkaidemme henkilötietoja asiakassuhteen valmisteluun, hallintaan, hoitoon ja ylläpitoon liittyviä tarkoituksia varten. Käsittelemme henkilötietoja asiakkaan ja yrityksemme välisen sopimussuhteen valmistelemiseksi sekä täytäntöönpanemiseksi eli esimerkiksi toimeksiannon hoitamiseen sekä asiakaspalveluun.

Lisäksi käsittelemme henkilötietoja oikeutettujen etujemme perusteella, kuten markkinointiin sekä palvelujemme kehittämiseen liittyen.

Voimme käsitellä henkilötietoja myös soveltuvin osin suostumuksen perusteella ja silloin kun meillä on siihen lakisääteinen velvoite.

6. Tietojen luovuttaminen

Voimme luovuttaa henkilötietoja lainsäädännön velvoittaessa mm. viranomaisille. Lisäksi mahdollisen yritysjärjestelyn yhteydessä voimme luovuttaa tietoja yritysjärjestelyyn liittyvälle taholle.

Käytämme alihankkijoita ja palveluntarjoajia henkilötietojen käsittelyssä ja järjestelmiemme teknisessä ylläpidossa. Luovutamme tietoja tällaisille yhteistyökumppaneillemme käytettäväksi vain määrittelemiimme käyttötarkoituksiin ja lisäksi velvoitamme yhteistyökumppanimme sopimusjärjestelyin huolehtimaan riittävästä tietoturvan tasosta sekä muutoinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön noudattamisesta.

Säilytämme henkilötietoja Euroopan talousalueella (ETA) tai maissa, joissa on vastaava tietosuojan taso. Tällaisissa maissa on vastaavat lait kuin Suomessa koskien henkilötietoja. Mikäli toimeksiannon hoitaminen edellyttää tietojen luovuttamista ETA:n ulkopuolelle, käytämme ainoastaan yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja vastaavalta pohjalta kuin me.

7. Henkilötietojen säilytysaika

Säilytämme henkilötietoja niin kauan kuin on tarpeen määriteltyjen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön ja Suomen asianajajaliiton ohjeistuksen mukaisesti.

Esimerkiksi toimeksiantoihin liittyviä tietoja säilytämme vähintään 10 vuotta toimeksiannon päättymisen jälkeen.

8. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on erilaisia oikeuksia liittyen henkilötietoihinsa.

Rekisteröidyllä on pääsy tietoihinsa tietyin rajoituksin, oikeus saada rekisterissämme olevat virheet korjatuiksi, rajoitettu oikeus saada henkilötiedot poistetuiksi sekä oikeus rajoittaa tai vastustaa tietojen käsittelyä. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa antamansa suostumus, oikeus kieltäytyä vastaanottamasta markkinointia sekä joissakin tilanteissa oikeus saada tietosi siirretyksi itselleen tai kolmannelle osapuolelle. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle (www.tietosuoja.fi).

Pyydämme lähettämään rekisteröidyn oikeuksia koskevat kysymykset ja pyynnöt sähköpostiosoitteeseen mail@properta.fi tai postitse osoitteeseen Properta Asianajotoimisto Oy / Tietosuoja, Unioninkatu 7 B 17, 00130 Helsinki.

9. Henkilötietojen suojaaminen

Käytämme tarpeellisia teknisiä ja organisatorisia tietoturvakeinoja henkilötietojen suojaamiseksi oikeudetonta pääsyä, luovuttamista, hävittämistä tai muuta oikeudetonta käsittelyä vastaan. Tällaisia keinoja ovat mm. palomuurit, salaustekniikat, turvallisten laitetilojen käyttö, asianmukainen kulunvalvonta, hallittu käyttöoikeuksien myöntäminen ja niiden käytön valvonta, henkilötietojen käsittelyyn osallistuvan henkilöstön ohjeistaminen sekä alihankkijoiden huolellinen valinta ja ohjeistaminen.

10. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Kehitämme palvelujamme sekä yksityisyyden suojaa koskevia käytäntöjämme jatkuvasti ja pidätämme itsellämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta tarvittaessa. Myös lain ja sen tulkinnan muutokset voivat aiheuttaa muutostarpeita.

Kulloinkin voimassa oleva tietosuojaselosteemme löytyy aina verkkosivultamme.